De stemmingen ten behoeve van bindende besluiten in de ALV worden verzorgd en ingericht door de beheerder (Munnik) t.b.v. de VvE-besturen en ALV’s van 7 en 11. Zoals ook in het ETO-voorstel al toegelicht wordt daarbij een ‘kwalitatieve meerderheid’ als volgt gehanteerd:

1. een aanwezigheidsquorum van tweederde van het totale aantal VvE-
   stemmen (breukdelen) én
2. een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen ter
   ALV ‘voor’.

Een kwalitatieve meerderheid is dus veel strenger dan een ‘normale’ meerderheid van de helft van de stemmen plus één. Een kwalitatieve
meerderheid wordt toegepast voor beslissingen die verder gaan dan de gangbare zaken als vervanging en onderhoud van de gemeenschappelijke bezittingen – zoals, in dit geval, beslissingen over een nieuwe collectieve voorziening voor duurzame warmte/koeling.

• In het besluit dat in de ALV van Oostpoort 11 op 5 november 2024 is genomen, stond als voorbehoud: ‘een positief ALV-besluit m.b.t. de besluiten 2 en 3 behoudt alleen zijn geldigheid bij een uitkomst van de bezwaarprocedure binnen VvE Oostpoort 7 Woningen die, binnen afzienbare termijn, de handhaafbaarheid van reglementair genomen ALV-besluiten voldoende bevestigt.’
  Nu er tussen bezwaarmaker en VvE blok 7 een schikking is getroffen, is de bezwaarprocedure van de baan en vervalt voor blok 11 de noodzaak van het voorbehoud. De in de ALV van 5 november jl. genomen besluiten over Fase 1.2 kunnen dus worden uitgevoerd.

• De schikking voorziet er via een vaststellingsovereenkomst in dat de bezwaarmakende bewoner betrokken wordt bij een op te stellen juridisch advies ten aanzien van de vraag wat de positie is van een VvE-lid indien dit lid graag op gas verder zou willen als de VvE van blok 7 t.z.t. zou besluiten om op de één of andere wijze van het gas af te gaan.

Voor beide gebouwen wordt het WKO-scenario (scenario 4) uitgewerkt en voor elk gebouw daarnaast één alternatief. Voor blok 7 is dat scenario 3 (PVT), en voor blok 11 is dat scenario 1 (ventilatielucht/warmtepomp). Deze drie scenario’s zijn samen ondergebracht in één onderzoeksopdracht. De kosten daarvan worden conform de in de ALV’s vastgelegde sleutel verdeeld over de beide VvE’s. Aanvankelijk gingen we uit van twee scenario’s per woonblok (dus in totaal vier opties). Dat worden er nu dus drie. Dit beperkt de onderzoekskosten. Bovendien is er een korting op de onderzoekskosten door de koppeling van de beide blokken. Op deze manier kunnen we verstandig met de kosten en tijd omgaan zonder op voorhand relevante scenario’s buiten beschouwing te laten.

Zoals hierboven toegelicht zijn er substantiële voordelen in de projectkosten (inschakeling van technische, financiële en juridische expertise, maar ook in overheadkosten). Daarnaast merken we hoe belangrijk het is van elkaars kennis, competenties, inzet en netwerk gebruik te kunnen maken. Samen sterk is hier het devies.

Wel is het zo dat je in een samenwerking als deze nauwgezet afspraken moet maken voor kostenverdeling, en voor gevallen waarin om wat voor reden dan ook het project gesplitst zou moeten worden. Dit is allemaal zorgvuldig vastgelegd in (de bijlagen van) het ETO-projectvoorstel

De diverse scenario’s brengen geen verschillen in ‘financieringsvorm’ met zich mee. Dat begrip slaat op de manier waarop je (als VvE, als coöperatie/rechtspersoon, of als individu) geld voor een project aantrekt via een lening, lease, aandelenconstructie etc. Er zijn wél verschillen als het gaat om de hoogte van benodigde investeringen en in de verhouding tussen ‘collectief’ en ‘individueel’. Dit is in de ALV toegelicht en is ook na te lezen in de presentatie van Techniplan / Synopel van Februari 2024, slides 61 en 62. Je kunt daar zien hoe de verhouding tussen individuele investeringen (‘achter de voordeur’, in groene kleur) en de collectieve (de overige kleuren) per scenario verschilt. Overigens gaat het voor ons als bewoners niet alléén om de hoogte van de investeringen, maar om de totale woonlasten waar we uiteindelijk maandelijks voor komen te staan, dus inclusief de (gemiddelde) energiekosten en afschrijvingen (zie slides 68 en 69). Een zorgvuldige afweging van alle factoren (investeringen, energetische prestaties, maandlasten door afschrijving, betrouwbaarheid, comfort, etc.) is belangrijk in de beoordeling welk scenario uiteindelijk voorgelegd moet worden aan de ALV. Deze afweging maakt ETO in samenspraak met de besturen ondersteund door adviseurs. Deze afweging zal t.z.t. uitgebreid worden toegelicht.

In de huidige fase (1.2) zal een zo betrouwbaar mogelijke inschatting gemaakt worden van de benodigde investeringen per woning, en van de impact van de installaties per woning. Daarmee ontstaat een duidelijk beeld qua woonlasten en benodigde installaties. Dit gebeurt aan de hand van een Voorlopig Ontwerp (VO). Hiermee kan een raming gemaakt kan worden van de benodigde investeringen met een zekerheidsmarge van +/- 15%. In het VO wordt duidelijk hoe de benodigde leidingen de woning binnenkomen, welke installaties per woning nodig zijn en wat het ruimtebeslag zal zijn. Het beeld dat in het VO kan worden gegeven zal voor individuele eigenaren specifiek en duidelijk genoeg zijn om keuzes op te baseren. Voor dit VO is het niet noodzakelijk – en budgettair ook niet mogelijk – om in elke woning apart een schouw te doen. Met een speciaal rekentool die voor iedereen beschikbaar wordt gemaakt kunnen bewoners/eigenaren zelf de omvang van benodigde installaties voor hun woning in kaart brengen. Waar nodig zal ETO bewoners/eigenaren daarbij helpen. Samen met de VvE-besturen werkt ETO aan een manier om dat efficiënt en toegankelijk te organiseren (gedacht wordt aan een ‘rekentool-café’).

Een schouw in elke afzonderlijke woning zal wél aan de orde komen als, op basis van het Voorlopig Ontwerp, de VvE-leden besluiten tot een volgende fase. Dan is duidelijk welke keuzes gemaakt zijn en zal er een installateur/aannemer bij gehaald worden om een bindende offerte uit te brengen voor de benodigde werkzaamheden en installaties. Een eventuele impact in de bergingen door bijvoorbeeld het weghalen/terugplaatsen van bestaande kasten kan pas dan meegenomen worden.

Met deze gefaseerde aanpak kan ETO invulling geven aan de opdracht om, gegeven de diversiteit van de energiesituatie en belangen per woning, de verduurzamingsvorm te vinden die tegemoetkomt aan de behoefte van zoveel mogelijk VvE-leden, en met een goed doortimmerd voorstel te komen dat de bewoners in staat stelt gefundeerde besluiten te nemen.

Daar waar eerder termijnen van ‘2 tot 3 maanden’ zijn genoemd was dat bedoeld als inschatting van de duur voor de technisch/inhoudelijke werkzaamheden. Onzekere factoren als de voorbereiding en uitwerking van te nemen besluiten (zie o.a. de doorlopen bezwaarprocedure) en de tijd die nodig is om te zorgen dat er een goede offerte en aanpak voor het vervolg (de nadere technische uitwerking) komt te liggen, waren daar niet in meegerekend. Momenteel werkt ETO toe naar het opstellen van een voorstel voor de VvE’s ‘richting zomer’ (zie ook nieuwsbrief). Dit kan dus ook betekenen dat er pas in een ALV na de zomervakantie gestemd zal worden. Kortom, daar waar in deze fase termijnen genoemd worden is dat meestal bedoeld als richtlijn of ambitie. De praktijk dwingt soms tot bijstelling van de planning. Daarbij staat zorgvuldigheid voorop.